Van samenwerken tot (eventueel) samengaan

Samenwerken kan op heel verschillende niveaus en op verschillende manieren. Vaak starten vormen van samenwerking tussen gemeenten in het jeugdwerk en/ of in diaconale activiteiten.

Voorwaarden voor een goede samenwerking of mogelijk samengaan:
Een goede verstandhouding tussen de voorgangers
Een goed onderling geloofsgesprek kunnen voeren:
                          Waar gaat het ons om in de kerk? Waarom en waartoe zijn wij er?
Elkaar leren kennen en vertrouwen
Om kunnen gaan met verschillen in beleving en cultuur (‘zo doen wij de dingen’)

 
Als ik een gemeente begeleid in het nadenken over mogelijkheden tot samenwerken of samengaan dan bespreken we het volgende:

Aanleiding
Wat is de aanleiding om in gesprek te gaan over samenwerken en/of samengaan? Waarom willen we samenwerken of samengaan? De aanleiding kan ‘krimp’ zijn, het niet meer jezelf kunnen redden en dus versterking zoeken in de samenwerking.
Maar ook juist groei en daardoor behoefte aan nieuwe vormen. Of nog iets anders.

Nog niet duidelijk? Van Aanleiding naar Doel
Als nog niet duidelijk is wat vanuit de aanleiding het doel kan zijn, dan kan ik daar ook bij helpen.
Dat is een proces(je) op zich
Waar staan wij voor in ons geloof? Wie is God voor ons? Jezus? De Heilige Geest? Wat betekent dat voor ons dagelijks leven en in ons gemeente (willen) zijn?
Hoe willen wij gezamenlijk vorm geven aan onze missionaire, pastorale en diaconale roeping?

Opdrachtgever
Wie is/zijn de opdrachtgever(s)? En met wie kan ik schakelen? Dat kunnen moderamina zijn of een werkgroep met een mandaat van de kerkenraden.

Regiegroep
We stellen een regiegroep samen. Dit kan ook in een latere fase gebeuren. Het is een kleine groep, die het proces van samenwerken en/of samengaan mede vorm gaat geven. Meestal bestaat deze regiegroep uit 2 kerkenraadsleden per gemeente en de procesbegeleider (externe deskundige). De regiegroep bevordert verbinding tussen beide gemeenten en zoekt naar gemeenschappelijk beleid. De groep signaleert waar de onderwerpen voor gesprek liggen en waar de samenhang bevorderd kan of moet worden.
Als duidelijk is dat gemeenten tot nader onderzoek en gesprek willen overgaan, dan zijn de volgende stappen of processen aan de orde:

Voorfase of verkenningsfase

Het proces tot samengaan roept allerlei verwachtingen en gevoelens op. Verwachtingen: hoop: ‘Dit gaat ons iets opleveren’ (wat?); ‘Hier worden we sterker van’. Maar misschien ook: ‘Dit gaat ten koste van onze eigen identiteit en cultuur, er gaat veel veranderen en dat is bedreigend’. Gevoelens: vreugde rond nieuwe mogelijkheden, angst voor mislukking, verdriet om wat wellicht verloren gaat.
Het begint bij een gezamenlijke bezinning op ons geloof? Wat verbindt ons hierin?

In deze fase verkennen wij wat de belangen en uitgangspunten zijn van beide gemeenten. Beide gemeenten kunnen op verschillende manier het proces ingaan en/of zich voorstellen. Een open en eerlijk gesprek over de verwachtingen en gevoelens helpt om later niet tegen (grote) teleurstellingen aan te lopen.

Stap 1:
Een bijeenkomst waarin we ons bezinnen op wat ons verbindt in ons geloof.
Een verkennend gesprek per kerkenraad, waarin alle hierboven genoemde verwachtingen en gevoelens op tafel komen. Parallel: de gemeenten inlichten dat het proces wordt opgestart en hoe het eruit ziet. Gemeenteleden uitnodigen hun inbreng te hebben, liefst naar één adres (mail, kerkapp)

Stap 2:
en gesprek met de gezamenlijke kerkenraden. Ook hier beginnen we bij de vraag wat ons verbindt in ons geloof.
Verder gaat dit gesprek in de eerste plaats over het ‘waarom’ en ‘waartoe’ van het proces. Ook bekijken we alvast welke onderwerpen zoal uitgewerkt moeten worden. Welke belangrijke thema’s zien we opdoemen, wat is spannend, wat is er al en kan verder worden uitgebouwd?

Stap 3
We raadplegen de gemeenten. Wat delen zij in het geloof? Delen zij het perspectief op gemeente zijn? Zijn er nog andere zaken die zorgvuldige aandacht vragen? Gaat men mee in het gesprek hoe we meer kunnen samenwerken en één gemeente kunnen worden? Nota bene: communicatie naar en in gesprek met de gemeenten is dragend in het hele proces.
Deze fase levert een rapportage op. Die vormt de basis en het plan van aanpak voor de volgende fase: de ontwerpfase. Deze fase starten we na akkoord van de beide kerkenraden en afstemming met de gemeenten.

Ontwerpfase of intensiveren van de samenwerking

Dit proces krijgt ‘van onderop’ vorm. Wie betrokken is bij een bepaald gespreksonderwerp mag meepraten. De input van betrokkenen verwerken we gezamenlijk tot ‘bouwstenen voor beleid’. We bouwen stap voor stap naar meer gezamenlijkheid. Het gaat er niet om, dat iedereen overal hetzelfde over moet denken, maar dat er ruimte is voor ‘eenheid in verscheidenheid’. We hoeven het niet overal over eens te zijn om toch samen één te kunnen zijn.
In deze ontwerpfase is het voornemen om samen te gaan geen gelopen race. Als blijkt dat over bepaalde onderwerpen geen overeenstemming bereikt kan worden, dan constateren en besluiten we dit in gezamenlijkheid. Zaken die in samenwerking wel samengevoegd kunnen worden, zetten we in goede harmonie voort.
De regiegroep maakt bijvoorbeeld een beleidsplan (verzameling van ‘bouwstenen), een plaatselijke regeling en een regeling voor het samenvoegen van de financiën (zowel gemeentelijk als diaconaal).
Als alle betrokken kerkenraden en gemeenten voldoende afspraken en regelingen hebben kunnen maken en de saamhorigheid voldoende gegroeid is, dan kunnen we naar de volgende stap.

Op weg naar een definitief besluit

De kerkenraden spreken zich positief uit over de gemaakte afspraken en willen besluiten tot samengaan op basis van de documenten, die de regiegroep aangeleverd en afgestemd heeft met de kerkenraden en de gemeenten. Voordat de kerkenraden afzonderlijk een besluit nemen, stellen zij de beide gemeenten (afzonderlijk) in de gelegenheid hun mening te geven conform Ordinantie 4-8-9. Als het voorafgaande proces goed doorlopen is, dan zijn de meeste gemeenteleden al goed bekend met de inhoud.

Hierna wegen de kerkenraden alle opmerkingen en reacties van de gemeenten en formuleren een voorgenomen besluit tot samengaan. Het besluit van de kerkenraden behoeft namelijk de goedkeuring van de classicale vergadering. Na goedkeuring kan de acte ondertekend worden en een dag na de ondertekening is de nieuwe gemeente een feit.
 

Opdrachtbeschrijving Dijkstra Consult
Stappen die in de opdrachtomschrijving kunnen worden meegenomen:

1. Een voorstel maken voor het proces van samenwerken tot samengaan (in de voorfase)
2. Een rapportage en concept Plan van Aanpak schrijven (aan het eind van de voorfase)
3. Begeleiden van de regiegroep bij het realiseren van het proces tot samengaan of alleen
    intensiever samenwerken (ontwerpfase)
4. Meewerken aan procesinterventies als blijkt dat personen en/of groepen te ver voorop
    lopen en/of achter blijven. (ontwerpfase)
5. Meewerken aan de voorbereiding en uitvoering van activiteiten (bijvoorbeeld
    gemeentebijeenkomsten, communicatie, samenvoegen van werkvelden etc.)
6. Uitwerken van ‘bouwstenen voor beleid’ indien nodig
7. Realiseren van het fusiedossier (beleidsplan, plaatselijke regeling, financiën)
8. Begeleiden bij het verkrijgen van de noodzakelijke goedkeuringen (classicale
    vergadering)
9. Notariële proces begeleiden
10. Gevraagd en ongevraagd adviseren over het proces tot samengaan